職位描述
Job Duties:
· Conduct daily office inspection to check overall office conditions & find issues
Proactively, & provide timely responses & actions to settle various repair needs to make office facilities work properly
· Carry out periodical maintenance activities to keep facilities in a good condition, e.g. HVAC & fresh air system, air purifying system, security system, carpet & etc.
· Manage other office facilities & administrative services: e.g. furniture, audio & video equipment, pantry facilities, parking service, new hire onboard preparations & employee termination, seating, printing, mail, office cleaning, rented plants, reception desk, weekly lunch & etc.
· Be responsible for maintaining a proper inventory & distribution of office & pantry supplies throughout the office, e.g. stationery, coffee, tea, drinking water, vending machine, PPE & etc.
· Manage vendors, settle invoices, & improve service quality
· Track facility assets & make a good record
· Report directly to HQ, & be responsible for the other APAC offices (Korea, Japan, Singapore and Australia) facilities related works: e.g., office access control system, printing, cost and budget, & etc.
· Provide support for any new projects which the department takes on
Knowledge, Skill and Ability requirements:
· Bachelor’s degree with experience in facility management & office administration for 2-3 years
· Have decent experience in managing vendors, & have good communication skills to negotiate with both internal & external stakeholders
· Have a strong sense of responsibility & a good capability to analyze problems & find solutions independently
· Be well-organized & detail-oriented
· Have effective time management skills to handle multiple tasks & shift priorities in a dynamic environment to meet deadlines
· Have effective oral & written skills in both Mandarin & English
· Competent user of productivity software (Excel, Word, Power Point, etc.)
加入我們,體驗活力外企文化!
我們是一家充滿活力的國際企業(yè),致力于為員工提供高效、舒適且充滿支持的工作環(huán)境?,F誠邀一位積極主動、善于溝通協調的行政專員加入我們的團隊。在這里,你將扮演確保辦公室高效運轉的關鍵角色,直面挑戰(zhàn),與多元化的內外部伙伴合作,并在國際化的氛圍中快速成長。
工作職責:
1. 確保卓越辦公環(huán)境: 主動巡檢辦公室設施,快速響應并解決各類維護需求,主導日常維護計劃,保障辦公環(huán)境時刻處于最佳狀態(tài),并高效管理辦公用品庫存與分發(fā)。
2. 主導供應商合作與服務提升: 全面管理辦公設施相關供應商(如清潔、綠植、維修等),負責合同溝通、服務監(jiān)督、質量評估及發(fā)票結算,持續(xù)優(yōu)化服務質量與成本效益。
3. 高效資源統(tǒng)籌與資產管理: 負責辦公室設施資產的登記、追蹤與維護記錄管理,確保資源有效利用。
4. 成為內外部溝通橋梁: 為各部門及員工提供高效的辦公設施與行政支持,并作為關鍵聯絡點,協調解決跨部門需求,確保信息暢通。
5. 驅動效率與支持創(chuàng)新: 主動識別流程優(yōu)化點,積極參與并支持部門主導的辦公環(huán)境改善、空間優(yōu)化及各類行政支持項目。
6.
我們期待這樣的你:
1. 經驗與基礎: 本科及以上學歷,擁有2年以上行政、辦公室管理或設施管理相關經驗。熟練使用Office辦公軟件 (Excel, Word, PowerPoint)。
2. 溝通協調達人: 出色的中英文書面及口語溝通能力(英語作為工作語言),具備優(yōu)秀的談判與協調技巧,能自信地與各級員工、管理層及外部供應商有效合作。
3. 問題解決與主動性: 強烈的責任心和主人翁意識,能獨立分析問題,主動尋求解決方案,并在快節(jié)奏環(huán)境中積極應對變化。
4. 高效組織與敏捷執(zhí)行: 卓越的組織與時間管理能力,注重細節(jié),能在多任務并行和動態(tài)優(yōu)先級調整中保持高效,確保任務按時高質量完成。
5. 合作精神與學習力: 優(yōu)秀的團隊合作精神,樂于在多元文化環(huán)境中學習成長,擁抱挑戰(zhàn),持續(xù)提升。
為什么選擇我們?
· 真正的國際化工作環(huán)境: 體驗開放、包容、尊重的外企文化,與來自不同背景的同事協作。
· 有挑戰(zhàn)且核心的角色: 你的工作直接關系到辦公室的日常運轉效率和員工體驗,責任重大,成長空間廣闊。
· 能力全面發(fā)展的平臺: 深入接觸供應商管理、項目協調、跨部門溝通等核心能力,提升綜合職業(yè)素養(yǎng)。
· 持續(xù)優(yōu)化的機會: 鼓勵創(chuàng)新思維,參與流程改善和辦公環(huán)境升級項目,發(fā)揮你的影響力。
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