職位描述:
負責同城轄區(qū)各個辦公室的各項行政管理和支持工作:
1. 前臺服務
1) 訪客接待:各類訪客接待、突發(fā)事件對接和處理、接待區(qū)、接待物資管理,為公司樹立良好的對外形象;
2)辦公支持:員工問題咨詢、服務熱線對接,名片、工卡、快遞收發(fā),投影儀借用、辦公用品采買發(fā)放、愛心港灣物資管理,飲用水管理、會務支持等;
2. 環(huán)境管理
1) 環(huán)境整理:按照小物業(yè)SLA制定辦公室進行巡檢計劃并每日執(zhí)行,對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并跟進整改,并定期輸出巡檢報表;定期整理辦公空間、會議室、庫房;
2) 需求跟進:跟進落實甲方提出的安保、保潔的服務需求;協(xié)調大物業(yè)和供方跟進各類零星維修及改造的施工進展;安排地毯、空調清洗,環(huán)境消殺等各類專項服務;
3)安全巡檢:根據安全標準,對監(jiān)控、門禁、門窗閉鎖、辦公室內電氣線路、電源、插排及電器使用、消防設施及通道、消防器材等重點部位巡檢,每月一次;
4)氛圍布置:收發(fā)海報并粘貼、跟換,檢查并維護辦公區(qū)的宣傳欄;根據活動要求,對辦公室環(huán)境布置、裝飾;
3. 資源管理
1) 空間管理:協(xié)助房源踏勘、搬遷支持、工位及會議室的分配、協(xié)調,更新租賃臺賬;
2) 資產管理:固定資產及設施設備的管理,包括資產調撥、盤點、維護等;
3) 費用管理:轄區(qū)辦公室的租金、水電能耗、因公快遞等相關費用的提報,費用臺賬登記,票據的開具、核對、寄送等工作;
4)供方管理:對接其他辦公服務供應商,如友寶智能貨柜補貨,桶裝水飲水機清洗,直飲機濾芯更換等等;
4. 溝通互動
1) 業(yè)務互動:與轄區(qū)內業(yè)務部門保持緊密溝通。根據甲方要求,完成轄區(qū)各地辦公室的走訪,及時收集各項需求,跟進解決發(fā)現(xiàn)和客戶提出的問題。
2) 員工活動:協(xié)助甲方組織各類員工日常關懷及活動,跟進公司文化宣導的落地執(zhí)行;
3) 物業(yè)對接:大物業(yè)對接,如走廊、電梯、衛(wèi)生間等公共區(qū)域的問題跟進,并配合、跟進大物業(yè)解決;
4) 工作匯報:向甲方每周發(fā)送工作小結,并完成各類數(shù)據、臺賬的信息登記及匯總;
5. 其他工作
按要求完成甲方運營區(qū)域負責人安排的其他臨時性工作;
同城其他辦公室定期走訪。
任職要求:
1、具有行政共組經驗
2、具備良好的交際能力和各種辦公軟件熟練使用的能力
3、能接受同城辦公室走訪工作
4、抗壓能力強