【一、 核心職責(zé)概述】
采購跟單員的核心目標(biāo)是 “跟進(jìn)訂單,保障供應(yīng)”負(fù)責(zé)執(zhí)行采購訂單,并全程跟蹤直至物料順利入庫。
【二、 主要工作內(nèi)容與職責(zé)】
1. 訂單處理與下達(dá)
· 接收信息: 接收來自生產(chǎn)計(jì)劃部門或物料控制的洗衣機(jī)生產(chǎn)物料需求計(jì)劃。
· 制作訂單: 根據(jù)采購經(jīng)理或采購員已談定的價(jià)格和條款,在系統(tǒng)中制作并正式向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》。
· 確認(rèn)交期: 與供應(yīng)商確認(rèn)訂單細(xì)節(jié),特別是交貨日期,并要求供應(yīng)商回簽訂單以示確認(rèn)。
2. 全過程跟單與進(jìn)度跟蹤
· 生產(chǎn)跟進(jìn): 對于需要生產(chǎn)的零部件,要主動(dòng)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度,了解是否按計(jì)劃進(jìn)行。
· 催貨管理: 提前預(yù)判可能出現(xiàn)的延誤,主動(dòng)通過電話、微信、郵件等方式催貨,確保供應(yīng)商能嚴(yán)格遵守承諾的交期。
· 處理異常: 若供應(yīng)商端出現(xiàn)質(zhì)量問題、設(shè)備故障、原材料短缺等導(dǎo)致交期延誤,需第一時(shí)間了解情況,并向內(nèi)部匯報(bào),協(xié)調(diào)解決方案。
3. 到貨協(xié)調(diào)與入庫跟蹤
· 到貨通知: 與供應(yīng)商確認(rèn)發(fā)貨時(shí)間、物流信息、車牌號等,并提前通知倉庫做好收貨準(zhǔn)備。
· 單據(jù)核對: 確保供應(yīng)商隨貨提供了正確的送貨單、質(zhì)檢報(bào)告等文件。
· 入庫跟蹤: 跟蹤貨物到達(dá)公司后,是否及時(shí)完成了卸貨、清點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫等流程。如有延誤,需協(xié)調(diào)內(nèi)部倉庫和品管部門。
4. 數(shù)據(jù)與臺賬管理
· 系統(tǒng)更新: 及時(shí)在公司的系統(tǒng)中更新訂單狀態(tài)、交貨數(shù)量、入庫數(shù)量等信息,確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。
· 臺賬記錄: 維護(hù)詳細(xì)的跟單臺賬,記錄每個(gè)訂單的執(zhí)行情況、溝通記錄、異常問題等,做到有據(jù)可查。
· 報(bào)表制作: 定期制作采購跟進(jìn)報(bào)表,向上級匯報(bào)訂單完成率、準(zhǔn)交率、缺料情況等。
5. 溝通與協(xié)調(diào)(內(nèi)外部)
· 對內(nèi)溝通: 與生產(chǎn)計(jì)劃(PMC) 保持密切溝通,了解生產(chǎn)線的急料需求;與品質(zhì)部(IQC) 溝通來料檢驗(yàn)結(jié)果,處理不合格品;與倉庫溝通收貨事宜。
· 對外溝通: 與供應(yīng)商的銷售、生產(chǎn)、物流等聯(lián)系人建立良好、高效的溝通機(jī)制,確保信息暢通。
6. 異常問題處理
· 處理退/換貨: 對于質(zhì)檢不合格的物料,協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行退換貨或挑選使用,并跟蹤后續(xù)補(bǔ)貨交期。
· 處理數(shù)量差異: 處理送貨數(shù)量與訂單數(shù)量不符的情況。
· 處理單據(jù)問題: 處理發(fā)票、送貨單等單據(jù)的錯(cuò)誤或缺失問題。
【三、 崗位要求】
1. 細(xì)心與責(zé)任心: 跟單工作非常繁瑣,涉及大量細(xì)節(jié)和數(shù)據(jù),不能出錯(cuò),責(zé)任心是首要素質(zhì)。
2. 溝通能力: 需要與內(nèi)外多方溝通,良好的溝通技巧能事半功倍。
3. 抗壓能力: 生產(chǎn)缺料時(shí)壓力巨大,需要能承受壓力,積極解決問題而不是抱怨。
4. 主動(dòng)性: 要主動(dòng)跟蹤,而不是被動(dòng)等待。預(yù)判風(fēng)險(xiǎn)并提前行動(dòng)。
5. 熟悉產(chǎn)品: 了解洗衣機(jī)的基本結(jié)構(gòu)(如塑料件、鈑金件、電器件等),有助于更好地與供應(yīng)商和技術(shù)部門溝通。
6. 熟練使用辦公軟件: 精通辦公軟件(臺賬、報(bào)表)等。