文件管理與維護(hù)
文件歸檔與分類:對公司各類文件(如制度、合同、技術(shù)文檔等)進(jìn)行整理、編號、歸檔,建立電子和紙質(zhì)檔案庫,確保文件可追溯。
版本控制:跟蹤文件版本更新,及時回收舊版本,發(fā)放新版本,避免無效文件流通。
文件借閱與歸還:管理文件借閱流程,記錄借閱信息,確保文件不丟失、不泄露。
流程與規(guī)范執(zhí)行
制度落地:執(zhí)行文件管理相關(guān)制度,如文件審批、發(fā)布、銷毀流程,確保符合公司內(nèi)控要求。
跨部門協(xié)作:與各部門對接,收集文件需求,協(xié)助完成文件的審核、蓋章、發(fā)布等工作。
信息化系統(tǒng)維護(hù)
系統(tǒng)操作:使用文檔管理系統(tǒng)上傳、存儲、檢索文件,維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
數(shù)據(jù)備份:定期備份重要文件,防止數(shù)據(jù)丟失,保障信息安全。
培訓(xùn)支持:組織參與培訓(xùn),整理并分發(fā)相關(guān)文件。
監(jiān)督文件使用中的保密措施,防止敏感信息外泄,配合審計部門進(jìn)行文件合規(guī)檢查。